5 Gründe, warum Sie Ihr Unternehmen jetzt digitalisieren sollten

Wollten Sie schon immer wissen, wie und warum Ihr Unternehmen digitalisiert werden sollte? Dann sind Sie wahrscheinlich über Begriffe wie Digitalisierung und digitale Transformation gestoßen. Obwohl sie scheinbar dasselbe sagen, beschreiben sie in Wirklichkeit verschiedene Grade des Einsatzes digitaler Werkzeuge und Prozesse zur Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit Ihres Unternehmens.

Lassen Sie uns in diesem Artikel einen Blick auf die Digitalisierung werfen: laut Wikipedia, „Unter Digitalisierung (von lat. digitus, Finger und engl. digit, Ziffer) versteht man das Umwandeln von analogen Werten in digitale Formate und ihre Verarbeitung oder Speicherung in einem digitaltechnischen System. Die Information liegt dabei zunächst in beliebiger analoger Form vor und wird dann über mehrere Stufen in ein digitales Signal umgewandelt, das nur aus diskreten Werten besteht.“

Mit einfacheren Begriffen: Digitalisierung bedeutet die Umsetzung von Informationen/Dokumenten in ein digitales Dateiformat.

Unternehmen führen die Digitalisierung von Dokumenten bereits seit über 10-15 Jahren durch, daher sollte dies keine große Neuigkeit sein. Dabei entdeckte jeder wichtige Gründe für die Digitalisierung, wie zum Beispiel:

1. Steigern Sie Ihre Produktivität

Digitale Daten sind in hohem Maße aufsuchbar, schnell zugänglich und leicht übertragbar – was zu besseren und zügigeren Arbeitsabläufen führt. Je nachdem, wo der Schwerpunkt Ihres Unternehmens liegt, können Sie dann mit den gleichen Ressourcen Ihren Output steigern und/oder zufriedenere Kunden (z.B. durch schnellere Lieferungen) und/oder zufriedenere Mitarbeiter (z.B. durch kürzere Ausfallzeiten Ihrer Kaffeemaschine) haben.

Beispielsweise kann ein Papierdokument, das im Durchschnitt in 12 Minuten gefunden werden kann, nun innerhalb von Sekunden abgerufen werden, um dann möglicherweise innerhalb von 1/10 der nicht-digitalen Zeit verarbeitet und zugestellt zu werden. Und genau das ist es: Durch die Digitalisierung Ihrer Dokumente können Sie eine 10-fache Produktivitätssteigerung erzielen, ohne die Kaffeepausen zu verkürzen.

2. Optimieren Sie Ihren Geschäftsprozess

Durch die Digitalisierung Ihres Unternehmens werden alle, die auf der gleichen Seite sein müssen, ohne Barrieren oder Brüche auf der gleichen Seite sein. Mit den aktuellen Technologien (wie der Cloud) kann jeder in Echtzeit darauf zugreifen und zusammenarbeiten.

Es geht also nicht nur darum, eine digitale Version des Dokuments zu haben, anstatt es wie 1991 zu fotokopieren. Die Hauptvorteile optimierter digitalisierter Operationen liegen im sofortigen und praktisch universellen Zugang zu Informationen, in der schnellen Analyse, im Projektmanagement und in der Zusammenarbeit, in der Zeiterfassung usw. – all dies, ohne ein einziges Blatt Papier zu verwenden.

3. Kostensenkung

Die dunkle Seite der „Produktivitätssteigerung“ ist die „Kostensenkung“. Ja, man kann mit den gleichen Ressourcen mehr erreichen, aber möglicherweise muss man auch mit weniger Ressourcen die gleichen Ergebnisse erzielen.

Wir sind die größten Fans glücklicher Mitarbeiter, aber wir wissen auch, dass es Zeiten gibt, in denen die Stärkung der hochkompetenten Seite des Unternehmens sich als existenziell wichtig erweisen kann. Die Digitalisierung kann Ihnen dabei helfen, von der Handhabung, Verarbeitung und Lagerung von Papierdokumenten wegzukommen, mit potenziell erheblichen Kosteneinsparungen bei Personal, Lagerung und Transport.

4. Effizienzsteigerung

Straffere Abläufe mit höherer Produktivität und/oder niedrigeren Kosten führen zu einem reibungsloseren, effizienteren Unternehmen.

Während die Digitalisierung an sich schon zu einer Effizienzsteigerung führen kann, können Sie den Prozess der Digitalisierung auch als eine einzigartige Chance nutzen, um die Effizienz verschiedener Funktionen zu analysieren und zu steigern, wie z.B. Herstellung und Logistik, Kundenanfragen und Support, Vertrieb und Marketing etc. Was auch immer Ihre Schmerzpunkte sind, lassen Sie nichts Unversucht.

5. Erhöhte Sicherheit

Ein digitales Dokument ist nachverfolgbar, und Sie können kontrollieren, wer darauf Zugriff hat. Zur Wahrung der Vertraulichkeit können Workflows und individuelle Berechtigungen eingerichtet werden. Es können mehrere Kopien eingerichtet werden, so dass Sie sicherstellen können, dass Ihre Dokumente niemals verloren gehen.

Ganz im Gegenteil, in Papierform gespeicherte Informationen sind abbaubar, entweder durch natürliche Ursachen oder durch unglückliche Unfälle.

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